Le cost-per-hire (coût par recrutement) se calcule simplement : on additionne tous les coûts engagés pour recruter sur une période, puis on divise par le nombre d'embauches réalisées. Cost-per-hire = total des coûts de recrutement / nombre d'embauches. Les composantes principales sont le sourcing et la diffusion d'annonces (jobboards, LinkedIn), les outils et l'ATS, le temps passé par les équipes RH et les managers, et les éventuels honoraires de cabinet ou de RPO. Le piège classique : ne compter que les dépenses visibles et oublier les coûts internes, qui pèsent souvent le plus lourd.
La formule, en clair
La formule de référence est volontairement simple :
- Coûts internes (temps RH, temps managers, outils, marque employeur)
- + Coûts externes (jobboards, annonces sponsorisées, honoraires cabinet, frais de tests ou d'évaluation)
- = Coût total de recrutement
- ÷ nombre d'embauches sur la période
- = cost-per-hire
Exemple illustratif (chiffres fictifs, à remplacer par les vôtres) : si une entreprise dépense 30 000 EUR au total sur un trimestre pour réaliser 6 embauches, son cost-per-hire moyen ressort à 5 000 EUR. Ce n'est qu'une moyenne : un profil tech rare et un poste support n'ont pas le même coût réel.
Les coûts directs
Ce sont les dépenses faciles à tracer, car elles apparaissent sur une facture :
- Diffusion d'annonces : abonnements jobboards, posts sponsorisés, accès aux bases de CV.
- Sourcing : licences LinkedIn Recruiter, outils de scraping ou d'enrichissement.
- Outils : ATS, logiciels d'évaluation, tests techniques ou de personnalité.
- Prestataires : honoraires de cabinet, chasseurs de têtes, prestation RPO.
- Onboarding et logistique : frais de déplacement candidats, matériel, prime de cooptation.
Les coûts indirects (et cachés)
C'est ici que le coût réel d'un recrutement se joue, et c'est aussi ce que la plupart des calculs sous-estiment :
- Le temps interne : heures passées par le recruteur, le manager et les équipiers en tri de CV, entretiens, débriefs, prise de références. Ce temps a un coût salarial chargé bien réel, même s'il n'apparaît sur aucune facture.
- Le coût d'un poste vacant : tant que le poste n'est pas pourvu, l'entreprise subit une perte de production, une surcharge de l'équipe en place et parfois un manque à gagner commercial. Plus le délai de recrutement s'allonge, plus ce coût grimpe. Vous pouvez l'estimer avec notre coût d'un poste vacant.
- Le coût d'un mauvais recrutement : un départ précoce relance tout le processus et ajoute des frais d'onboarding perdus. Plusieurs organisations comme la SHRM publient des analyses sur le coût du turnover ; les ordres de grandeur varient selon les sources et le type de poste, donc à manier avec prudence.
Pour additionner directs et indirects sans rien oublier, le plus simple est de partir d'une trame complète. Notre calculateur du coût par recrutement liste les postes de coût un par un et donne une estimation chiffrée à partir de vos propres données.
Comment réduire son cost-per-hire
Réduire le coût par recrutement ne veut pas dire baisser la qualité. Quelques leviers concrets :
- Raccourcir le délai de recrutement : chaque jour de poste vacant a un coût. Un process plus court réduit mécaniquement la part la plus chère.
- Cadrer le besoin en amont : une fiche de poste précise évite les allers-retours, les entretiens inutiles et les erreurs de casting.
- Activer la cooptation et le vivier : les canaux internes coûtent souvent moins cher que les jobboards et convertissent mieux.
- Limiter les étapes redondantes : trop d'entretiens gonflent le temps interne sans toujours améliorer la décision.
- Mesurer par canal : suivre le coût et le taux de transformation de chaque source permet d'arrêter ce qui ne marche pas.
- Soigner l'onboarding : mieux intégrer réduit les départs précoces, donc les recrutements à refaire.
Interne, cabinet ou RPO : quelle logique de coût ?
Le bon modèle dépend du volume et de la criticité des postes. De façon qualitative :
- Recrutement interne : pas d'honoraires externes, mais un coût en temps RH et managers souvent sous-estimé. Pertinent quand l'équipe a la bande passante et l'expertise sur les profils visés.
- Cabinet de recrutement : honoraires plus élevés par poste (souvent un pourcentage du salaire), mais utile pour les profils rares, urgents ou confidentiels.
- RPO : externalisation de tout ou partie du processus, en général sur des volumes récurrents. L'intérêt est de lisser le coût, de gagner en vitesse et en process, sans porter en interne toute la charge de sourcing.
Aucun modèle n'est le moins cher dans l'absolu : il faut comparer le coût complet, temps interne inclus, sur des postes comparables.
Quel est le coût moyen d'un recrutement ?
Il n'existe pas de chiffre universel : il varie fortement selon le secteur, le niveau du poste et la zone géographique. Des organismes comme l'APEC en France ou la SHRM aux États-Unis publient des repères, mais le plus fiable reste de calculer le vôtre à partir de vos données réelles.
Faut-il inclure le salaire dans le cost-per-hire ?
Non. Le cost-per-hire mesure le coût pour recruter, pas le coût d'emploi du collaborateur une fois en poste. Le salaire et les charges relèvent du coût du travail, pas du coût de recrutement.
Le coût d'un poste vacant fait-il partie du cost-per-hire ?
Pas dans la formule stricte, mais c'est un coût indirect majeur du recrutement. Le suivre en parallèle donne une vision bien plus juste du coût réel.
Chez Rocket4RPO, nous accompagnons les recrutements Tech et Sales avec un objectif clair : réduire à la fois le délai et le coût réel de chaque embauche. Pour chiffrer votre situation, commencez par le calculateur du coût par recrutement, puis parlons-en.